Tanpa rencana yang jelas untuk sukses, perusahaan tidak akan dapat mempertahankan produktivitas karyawannya. Berikut adalah 10 strategi terbaik untuk memaksimalkan efektivitas dan produktivitas bisnis.
1. Simplicity
Meskipun memiliki strategi produktivitas yang kuat, tidak perlu rumit. Membuat rencana yang sederhana dan terfokus dengan langkah-langkah dan hasil yang jelas akan membantu orang tetap fokus pada tugas dan siap untuk mencapai kesuksesan. Tetapkan tujuan SMART dengan tugas-tugas spesifik yang dapat dicapai, sehingga semua orang tahu dengan pasti apa yang harus dilakukan.
2. Atur Pengingat
Kalender cerdas dan aplikasi pengingat seperti Todoist dapat melacak apa yang harus dilakukan pada waktu dan hari tertentu, sehingga pikiran Anda tidak perlu terbebani oleh hal tersebut. Lebih penting lagi, Anda dapat mengintegrasikannya dengan alat kolaborasi seperti Slack yang memungkinkan Anda mengatur berdasarkan saluran, topik, dan tim. Tetapkan pengingat dan pemberitahuan untuk tonggak penting dalam tingkat tim, dan minta individu untuk mengatur tugas-tugas mereka sendiri dalam saluran yang sama untuk detail yang lebih spesifik.
3. Tinjau Tujuan Setiap Hari (atau secara Teratur)
Menetapkan tujuan adalah salah satu bagian terpenting dari setiap strategi bisnis. Namun, tujuan tersebut tidak akan berarti apa-apa jika tidak ditinjau dan direvisi secara konsisten. Setelah menetapkan tujuan yang jelas, pastikan setiap orang memiliki cara untuk memantau kemajuan setiap hari. Jika tinjauan harian tidak memungkinkan dalam beberapa situasi, tetapkan harapan yang realistis seperti mengirimkan ringkasan kemajuan mingguan atau merespons dalam waktu 48 jam.
4. Kurangi Aktivitas yang Membuang Waktu
Baik di rumah maupun di kantor, banyak hal yang dapat mengalihkan perhatian kita dari pekerjaan. Manajer yang sukses menyadari hal ini dan menciptakan strategi untuk melawannya. Berikut ini adalah cara untuk menghindari beberapa pembunuh produktivitas yang umum:
– Rapat: Batasi jumlah rapat dan siapa yang hadir. Jika rapat benar-benar diperlukan, pastikan ada agenda yang jelas dan fokus, batasan waktu berdasarkan topik, dan selesaikan rapat segera setelah ada keputusan yang diambil.
– Email: Terdapat cara yang lebih cepat untuk mendapatkan atau berbagi informasi selain melalui email. Kirim pesan singkat melalui Slack atau DM, lakukan panggilan video dadakan, atau bahkan mengangkat telepon. Berkomunikasi secara langsung melalui alat waktu nyata hampir selalu lebih efisien.
– Interaksi dengan Rekan Kerja: Meskipun penting untuk menjalin hubungan baik dengan rekan kerja, ada waktu dan tempat yang sesuai untuk percakapan pribadi. Sediakan kesempatan bagi orang-orang untuk makan siang bersama, tentukan waktu happy hour melalui video, buat saluran obrolan khusus untuk topik tertentu, dan dorong aktivitas lain di luar jam kerja untuk menjaga hubungan tetap terjalin.
– Kurangnya Organisasi: Ketidakteraturan akan membuat orang menghabiskan waktu mencari informasi yang diperlukan (misalnya, dalam kotak masuk yang berisi 5.000 email). Dengan memiliki meja yang rapi dan folder yang terorganisir dengan baik, mengatur alur kerja digital dapat secara dramatis meningkatkan produktivitas. Misalnya, mengelola tim melalui Slack memungkinkan Anda mencari percakapan berdasarkan saluran, berbagi file dalam proyek, melampirkan dokumen penting untuk akses yang lebih cepat, dan menjadikan rapat menjadi lebih terpusat.
– Media Sosial: Menurut laporan “Tren Media Sosial 2021” dari GlobalWebIndex, rata-rata orang menghabiskan hampir dua setengah jam per hari di platform media sosial. Miliki kebijakan yang jelas tentang kapan boleh menggunakan media sosial dan kapan harus fokus pada pekerjaan.
– Penundaan: Semua orang sering melakukan penundaan. Cara terbaik untuk mencegahnya adalah dengan menetapkan tenggat waktu yang jelas dan membangun akuntabilitas. Setiap orang yang memiliki tenggat waktu untuk proyek mereka harus memiliki seseorang yang memastikan bahwa target tercapai. Anda juga dapat menggunakan aplikasi pelacak tujuan seperti Coach.me atau ATracker.
5. Gunakan Aplikasi Produktivitas
Teknologi dapat menjadi alat bantu terbesar dan juga gangguan terbesar bagi produktivitas kita. Ketika digunakan dengan bijak, aplikasi dapat secara signifikan meningkatkan produktivitas bisnis. Beberapa aplikasi produktivitas yang populer antara lain:
– Slack: Untuk komunikasi dan kolaborasi tim yang efisien.
– Todoist: Untuk mengatur tugas-tugas dan mengelola jadwal.
– Dropbox / Google Drive: Untuk berbagi dan menyimpan file secara terorganisir.
– Evernote: Untuk mencatat dan mengatur informasi penting.
– Asana: Untuk manajemen proyek dan tugas.
6. Motivasi Tim Anda
Membuat anggota tim tetap termotivasi adalah salah satu tantangan terbesar (dan penting) dalam pertumbuhan bisnis. “Bagaimana” cara melakukannya mungkin berbeda untuk setiap individu. Oleh karena itu, penting untuk memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang penting bagi setiap orang yang bekerja dengan Anda.Menemukan keseimbangan antara motivasi intrinsik dan ekstrinsik merupakan kunci untuk mencapai tingkat produktivitas yang optimal. Motivasi intrinsik memacu seseorang untuk meraih kesuksesan tanpa alasan lain selain kepuasan pribadi mereka sendiri. Di sisi lain, motivasi ekstrinsik memberikan penghargaan eksternal untuk perilaku yang baik dan pencapaian tujuan, seperti hari libur tambahan atau acara perusahaan.
7. Hindari Multitasking
Banyak orang mengklaim diri mereka sebagai ahli multitasking, mungkin terdengar menarik untuk menjadi ahli multitasking, tetapi dalam kenyataannya, fokus pada satu tugas pada satu waktu hampir selalu lebih baik. Berbagai penelitian menunjukkan bahwa multitasking dapat mengurangi produktivitas individu hingga 40%. Sebaiknya, pastikan setiap anggota tim memiliki beban kerja yang seimbang. Delegasikan tugas berdasarkan keahlian dan minat masing-masing individu, bukan hanya berdasarkan peran atau jabatan mereka. Menetapkan harapan yang realistis juga akan membantu mengurangi kebutuhan untuk multitasking yang berlebihan.
8. Tawarkan Program Kesehatan
Kesehatan, baik fisik maupun mental, berkontribusi pada peningkatan produktivitas. Menurut Harvard Business Review, karyawan dengan kesehatan mental yang baik memiliki tingkat produktivitas yang 23% lebih tinggi, sementara karyawan yang sehat secara fisik memiliki tingkat produktivitas yang 17% lebih tinggi.Anda dapat meningkatkan kesehatan karyawan dengan menawarkan program kesehatan, seperti program penurunan berat badan, pemeriksaan kesehatan rutin, atau menyediakan fasilitas kebugaran di tempat kerja. Dengan fokus pada kesejahteraan karyawan secara menyeluruh, Anda akan membantu meningkatkan produktivitas tim secara keseluruhan.
9. Tetap Fokus pada Fokus
Kejenuhan merupakan masalah nyata di lingkungan kerja. Hal ini dapat menyebabkan penundaan, kurangnya motivasi, dan bahkan masalah kesehatan. Studi yang dilakukan oleh jurnal Psychology and Health pada tahun 2019 menunjukkan bahwa liburan dapat meningkatkan kesehatan fisik dan mental, fungsi kognitif, dan hubungan interpersonal.Dorong anggota tim untuk mengambil istirahat yang cukup dan berlibur untuk menjaga pikiran mereka tetap segar. Anda juga dapat mempertimbangkan opsi kerja jarak jauh yang dapat mengurangi kelelahan perjalanan. Terdapat berbagai cara untuk menjaga komunikasi yang kuat dengan tim jarak jauh Anda sambil meningkatkan produktivitas bisnis secara keseluruhan.
10. Adakan Pertemuan Satu Lawan Satu
Bagi beberapa orang, sulit untuk berkomunikasi secara terbuka dan berbagi ide di lingkungan kerja, baik dengan atasan maupun rekan kerja. Untuk mendorong inklusi dan memperbaiki kinerja secara keseluruhan, atur pertemuan satu lawan satu dengan anggota tim Anda. Pertemuan ini dapat dilakukan secara tatap muka atau melalui obrolan video, dan bertujuan untuk membahas beban kerja, tujuan, dan tantangan yang dihadapi. Dengan mengadakan pertemuan ini secara teratur, Anda dapat menciptakan lingkungan kerja yang terbuka dan mendukung perkembangan individu serta kesuksesan tim secara keseluruhan.
Semoga 10 cara ini dapat membantu Anda meningkatkan produktivitas bisnis Anda.
